Die Herausforderung: viele Fristen, viel Handarbeit
Fahrpersonal im ÖPNV braucht eine Vielzahl befristeter Qualifikationen. Sie alle termingerecht im Blick zu behalten, gelingt heute — kostet aber viel manuelle Arbeit und ständige Aufmerksamkeit.
Was heute viel Handarbeit kostet
- Qualifikationen und Fristen (FeV-Tauglichkeit, BKrFQG, Erste Hilfe) werden über Excel-Listen, Kalender und Personalakten hinweg gepflegt
- Jede Frist muss einzeln im Blick behalten und die Erneuerung rechtzeitig angestoßen werden
- Wird eine Verlängerung knapp, entsteht kurzfristiger Abstimmungsaufwand mit der Disposition
- Nachweise für Genehmigungs- und Aufsichtsbehörde müssen aus verschiedenen Ablagen zusammengesucht werden
- Ein tagesaktueller Gesamtüberblick — wer wann was erneuern muss — entsteht nur mit viel Pflegeaufwand
So löst UDM das
- Qualifikationen digital verwaltet und auf Gültigkeit geprüft
- Ablaufende Fristen (FeV, BKrFQG, Erste Hilfe) frühzeitig erkannt
- Soll/Ist-Analyse: Welche Qualifikation wird für welche Funktion benötigt
- Nachweise für Aufsichtsbehörden jederzeit abrufbar
- Abteilungsübergreifend einheitlicher Datenbestand
- Schulungshistorie und Erneuerungsintervalle zentral dokumentiert
Qualifikations-Dashboard
Das frei konfigurierbare Dashboard zeigt Ihre gewünschten Kennzahlen auf einen Blick. Es können verschiedene Dashboards angelegt werden, jeweils mit eigenen Berechtigungen.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
UDM * ADMIN * HEAG
104
Mitarbeiter erfasst
98 aktiv · 6 inaktiv
847
Gültige Qualifikationen
89% aller Zuordnungen
68
Bald ablaufend
Innerhalb 90 Tagen
23
Abgelaufen
Handlungsbedarf
Qualifikationen: Soll / Ist / Bald ablaufend
| Qualifikation |
Soll |
Ist |
Erfüllung |
|
|
| Führerschein Klasse D |
98 |
96 |
|
4 |
2 |
| BKrFQG 95 (Modul) |
98 |
87 |
|
11 |
3 |
| FeV-Tauglichkeit |
98 |
80 |
|
18 |
8 |
| Erste Hilfe |
104 |
90 |
|
14 |
5 |
| Hochvolt Stufe 1–3 |
22 |
15 |
|
7 |
3 |
| Brandschutzhelfer |
104 |
99 |
|
5 |
0 |
| Datenschutz |
104 |
101 |
|
3 |
2 |
Klicken Sie auf eine Qualifikationsart für Details zu den betroffenen Mitarbeitern.
Qualifikationskatalog: 21 ÖPNV-Qualifikationsarten
21 Qualifikationsarten für den ÖPNV sind bereits vorbereitet, mit den passenden Regelwerken und Gültigkeitsdauern. Ergänzen Sie jederzeit eigene Anforderungen.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
UDM * ADMIN * HEAG
| Bezeichnung | Kategorie | Regelwerk | Gültigkeit | Nachweis | Funktion |
|---|
| Fahrerlaubnis Klasse D/DE | Gesetzlich | § 6 FeV | 60 Monate | Pflicht | Busfahrer |
| BKrFQG Schlüsselzahl 95 | Gesetzlich | BKrFQG, EU RL 2003/59 | 60 Monate | Pflicht | Busfahrer |
| Fahrberechtigung Straßenbahn | Gesetzlich | §§ 44-47 BOStrab | Unbefristet | Pflicht | Stadtbahnfahrer |
| Tauglichkeitsuntersuchung BOStrab | Gesetzlich | § 48 BOStrab | 36 Monate | Pflicht | Stadtbahnfahrer |
| Gesundheitliche Eignung FeV Anl. 5/6 | Gesetzlich | § 11/12 FeV | 60 Monate | Pflicht | Fahrpersonal |
| Erste-Hilfe-Nachweis | Gesetzlich | § 19 FeV, DGUV V1 | 24 Monate | Pflicht | Alle |
| Hochvolt-Qualifikation Stufe 1–3 | Gesetzlich | DGUV Info 209-093 | 12–24 Mon. | Pflicht | Werkstatt / E-Bus |
| Elektrofachkraft (EFK/EFKffT) | Gesetzlich | DGUV V3 | Unbefristet | Pflicht | Werkstatt |
| Ortskenntnis Liniennetz | Gesetzlich | § 6 BOKraft | Unbefristet | Pflicht | Busfahrer |
| Brandschutzhelfer | Gesetzlich | § 10 ArbSchG, ASR A2.2 | 36 Monate | Pflicht | Alle |
| Datenschutz-Schulung | Intern | Art. 39 DSGVO | 12 Monate | Optional | Alle |
Branchenvorlage: Die 21 ÖPNV-Qualifikationsarten werden als Seed-Daten ausgeliefert. Jeder Betrieb kann eigene Qualifikationsarten hinzufügen, Gültigkeitsdauern anpassen und Kategorien erweitern, alles per Konfiguration.
Qualifikationsmatrix: Mitarbeiter × Qualifikationen
Die Matrix zeigt den Qualifikationsstatus aller Mitarbeiter auf einen Blick. Grün: gültig. Gelb: bald ablaufend. Rot: abgelaufen.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
UDM * ADMIN * HEAG
| Mitarbeiter | Funktion |
Gesetzlich (Fahrbetrieb) |
Gesetzlich (Allgemein) |
Technik / E-Mobilität |
| FS Kl.D | BKrFQG | FeV Taug. |
Erste Hilfe | Brandschutz |
HV-Stufe | EFK |
| Müller, Thomas | Busfahrer |
| | |
| |
— | — |
| Schmidt, Petra | Busfahrerin |
| | |
| |
| — |
| Yilmaz, Ahmet | Busfahrer |
| | |
| |
— | — |
| Nowak, Maria | Stadtbahnfahrerin |
— | — | |
| |
— | — |
| Becker, Jan | Werkstatt |
— | — | — |
| |
| |
| Hoffmann, Lisa | Busfahrerin |
| | |
| |
— | — |
| Kaya, Elif | Busfahrerin |
| | |
| |
— | — |
| Weber, Markus | Stadtbahnfahrer |
— | — | |
| |
— | — |
| Petrov, Dimitri | Werkstatt |
— | — | — |
| |
| |
| Fischer, Sandra | Busfahrerin |
| | |
| |
— | — |
Gültig
Bald ablaufend
Abgelaufen
— Nicht erforderlich
Mitarbeiter-Detail: Qualifikationsprofil & Nachweise
Das Qualifikationsprofil eines Mitarbeiters zeigt alle Qualifikationen, Fristen und Nachweise. Jeder Eintrag ist mit dem zugehörigen Dokument verknüpft.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
UDM * ADMIN * HEAG
Stammdaten
Qualifikationen8
Nachweise9
Schulungshistorie8
Fristen
| Qualifikation | Kategorie | Erworben am | Gültig bis | Status | Ausstellende Stelle | Nachweis |
|---|
| Fahrerlaubnis Klasse D | Gesetzlich | 15.06.2023 | 15.06.2028 | Gültig | Stadt Darmstadt | PDF |
| BKrFQG Schlüsselzahl 95 | Gesetzlich | 20.11.2021 | 20.11.2026 | Bald ablaufend | IHK Rheinhessen | PDF |
| Gesundheitliche Eignung FeV | Gesetzlich | 03.01.2026 | 03.01.2031 | Gültig | Dr. Müller, Arbeitsmedizin | PDF |
| Erste-Hilfe-Nachweis | Gesetzlich | 10.03.2024 | 10.03.2026 | Abgelaufen | DRK Darmstadt | PDF |
| Brandschutzhelfer | Gesetzlich | 22.09.2025 | 22.09.2028 | Gültig | TÜV Süd | PDF |
| Ortskenntnis Liniennetz | Intern | 14.02.2026 | — | Gültig | Intern | — |
| Datenschutz-Schulung | Gesetzlich | 18.07.2025 | 18.07.2026 | Gültig | Intern | PDF |
| Unterweisungspflicht ArbSchG | Gesetzlich | 05.01.2026 | 05.01.2027 | Gültig | Intern | PDF |
Fristenmanagement & Automatisierung
UDM überwacht Fristen und informiert die zuständigen Personen bei anstehendem Handlungsbedarf. Vorwarnstufen und Eskalationswege sind frei konfigurierbar.
Qualifikation wechselt automatisch auf „Bald ablaufend“. Teamleiter erhält E-Mail mit Liste betroffener Mitarbeiter. Im Dashboard sofort sichtbar.
Bei Ablauf: Status automatisch auf „Abgelaufen“. Disponent sieht Warnung bei der Einsatzplanung. Betriebsleiter erhält Eskalations-Mail.
Status „In Erneuerung“ markiert laufende Verlängerungen. Neuer Eintrag für dieselbe Qualifikation möglich, die Erneuerungshistorie bleibt erhalten.
Personalleitung: Vollzugriff.
Teamleiter: Eigene Abteilung.
Disponent: Nur Lesezugriff (Einsatzplanung).
Katalogverwalter: Stammdaten pflegen.
Nachweismanagement: Dokumente nachvollziehbar verwalten
Führerschein, ärztliches Zeugnis, Zertifikat: Nachweise sind direkt mit der jeweiligen Qualifikation verknüpft und jederzeit abrufbar.
UDM — Universal Data Manag…
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
UDM * ADMIN * HEAG
Stammdaten
Qualifikationen8
Nachweise9
Schulungshistorie
| Dokument | Dokumentart | Qualifikation | Hochgeladen | Gültig bis | Größe |
|---|
| Fuehrerschein_Klasse_D_Mueller.pdf | Führerschein | Fahrerlaubnis Klasse D | 15.06.2023 | 15.06.2028 | 512 KB |
| BKrFQG_Bescheinigung_Mueller.pdf | Zertifikat | BKrFQG 95 | 20.11.2021 | 20.11.2026 | 298 KB |
| FeV_Tauglichkeit_2026_Mueller.pdf | Arztzeugnis | Gesundheitliche Eignung FeV | 03.01.2026 | 03.01.2031 | 845 KB |
| Erste_Hilfe_2024_Mueller.pdf | Erste-Hilfe-Zertifikat | Erste-Hilfe-Nachweis | 10.03.2024 | 10.03.2026 | 156 KB |
| Brandschutzhelfer_2025_Mueller.pdf | Zertifikat | Brandschutzhelfer | 22.09.2025 | 22.09.2028 | 1.1 MB |
| Datenschutz_Schulung_2025_Mueller.pdf | Schulungsnachweis | Datenschutz-Schulung | 18.07.2025 | 18.07.2026 | 210 KB |
| Ortskenntnis_Liniennetz_Mueller.pdf | Prüfprotokoll | Ortskenntnis Liniennetz | 14.02.2026 | — | 78 KB |
| Unterweisung_ArbSchG_2026_Mueller.pdf | Schulungsnachweis | Unterweisungspflicht ArbSchG | 05.01.2026 | 05.01.2027 | 134 KB |
| Unterweisung_ArbSchG_Protokoll_Mueller.pdf | Prüfprotokoll | Unterweisungspflicht ArbSchG | 05.01.2026 | 05.01.2027 | 267 KB |
Zugriffsrechte: Jeder Mitarbeiter sieht nur die Nachweise, die für seine Rolle relevant sind. Änderungen werden automatisch dokumentiert.
Alle Daten zu einem Mitarbeiter — aus mehreren Systemen
Das Qualifikationsprofil eines Mitarbeiters zeigt alle Qualifikationen, Fristen und Nachweise. Daten aus dem Personalsystem, dem Qualifikationsmanagement und der Schulungshistorie werden in einer Ansicht zusammengeführt.
UDM * Qualifikationsmanagement * HEAG
Stammdaten
Qualifikationen8
Schulungen8
Nachweise9
Historie
HR-SYSTEM Personalstammdaten
MQM Qualifikationsmanagement
SCHULUNG Schulungssystem
Daten aus verschiedenen Systemen: UDM führt Informationen aus dem Personalsystem, dem Qualifikationsmanagement und der Schulungshistorie in einer Ansicht zusammen. Alle Eingabemasken sind frei konfigurierbar. Die Anzeige ist auch auf mobilen Geräten optimal auf das Display abgestimmt.
Was bei jedem Szenario mitkommt
Diese Fähigkeiten sind kein Zusatzmodul, sondern Teil der UDM-Plattform. Sie gelten für jede Anwendung, die Sie konfigurieren.
An jeden Datensatz können beliebige Dateien angehängt werden: PDFs, Fotos, Scans, Excel. Jedes Dokument ist automatisch mit dem richtigen Kontext verknüpft (Schulung, Mitarbeiter, Vertrag, Fahrzeug). Kategorien, Versionen und Zugriffsrechte inklusive.
Revisionssicheres Änderungsprotokoll
Jede Änderung an jedem Datensatz wird automatisch protokolliert: Wer hat wann was geändert, mit Vorher/Nachher-Wert. Das Änderungsprotokoll steht für Prüfungen und Zertifizierungen zur Verfügung.
DSGVO-konforme Datenhaltung
Personenbezogene Daten werden nach konfigurierbaren Aufbewahrungsfristen automatisch gelöscht oder anonymisiert. Löschprotokolle, Auskunftsfähigkeit und Datenminimierung sind eingebaut, nicht nachgerüstet.
Freigaben, Genehmigungen und Nachweise können digital unterschrieben werden, direkt im System oder auf dem Smartphone. Die Unterschrift wird dem Dokument und dem Vorgang zugeordnet und ist im Änderungsprotokoll nachvollziehbar.
Teilnahmebescheinigungen, Qualifikationsnachweise, Leistungsberichte, Prüfprotokolle: jeder Bericht wird aus einer konfigurierbaren Vorlage erzeugt. Mit Platzhaltern, Logo, Unterschriftsfeld. Als PDF, direkt per Mail versendbar.
Rollen & Berechtigungen bis Feldebene
Zugriffsrechte sind konfigurierbar pro Rolle, pro Datenbereich, bis auf einzelne Felder. Teamleiter sehen nur ihre Abteilung, Disponenten nur Lesezugriff, Sachbearbeiter alles.
Keine Zusatzkosten: Dokumentenmanagement, Änderungsprotokoll, DSGVO-Löschmechanismen, digitale Unterschriften, PDF-Berichte und Rollensystem sind in jeder UDM-Installation enthalten. Sie konfigurieren nur, wie Sie sie nutzen, nicht ob.
Sofort einsatzbereit, jederzeit erweiterbar
Das Qualifikationsmanagement wird vorkonfiguriert ausgeliefert. Alle Ansichten, Dialoge und Abläufe können individuell angepasst und erweitert werden.
Schneller Produktivstart
Qualifikationskatalog, Statuswerte, Matrix-Ansicht und Fristenberichte sind vorkonfiguriert. Bestehende Daten können per Import übernommen werden.
Frei konfigurierbar
Eigene Kennzahlen, zusätzliche Felder und neue Auswertungen lassen sich per Konfiguration ergänzen. Anpassungen können Sie selbst vornehmen oder gemeinsam mit uns umsetzen.
Ihre Daten, Ihr System
Alle Daten liegen in Ihrer eigenen Datenbank. Sämtliche Inhalte sind jederzeit exportierbar und gehören Ihnen.
Beispiel: Neue Qualifikationsart
Ihr Betrieb führt E-Busse ein und braucht „Hochvolt-Stufe 3“? Qualifikationsart anlegen, Gültigkeit festlegen, der passenden Funktion zuordnen. Sofort aktiv, ohne Release.
Beispiel: Eigener Bericht
Die Aufsichtsbehörde verlangt eine bestimmte Aufstellung? Bericht konfigurieren, Spalten wählen, Filter setzen, als PDF oder Excel exportierbar.
Beispiel: HR-Integration
UDM kann Mitarbeiterstammdaten aus bestehenden HR-Systemen übernehmen. Auch der Zugriff auf mehrere Datenbanken gleichzeitig ist möglich.
Beispiel: Eigene Automatisierung
Beispiel: 30 Tage vor Ablauf einer FeV-Tauglichkeit erhält der Teamleiter eine E-Mail. Regeln und Vorlagen werden per Konfiguration angelegt.
Selbst änderbar: ein Beispiel in drei Schritten
Ihre Flotte bekommt E-Busse, ab sofort braucht das Fahrpersonal eine E-Bus-Einweisung mit jährlicher Auffrischung. Ihr Admin ergänzt das selbst — hier braucht es nicht einmal ein neues Feld, nur einen neuen Eintrag im Katalog.
1
Die Daten: eine neue Qualifikationsart im Katalog
| Qualifikationsart |
Gültigkeit |
Vorwarnung |
| Erste Hilfe | 24 Monate | 8 Wochen |
| BKrFQG Schlüsselzahl 95 | 60 Monate | 6 Monate |
| E-Bus-Einweisung (neu) | 12 Monate | 8 Wochen |
2
Die Konfiguration: ein Eintrag, zwei Regeln
Anwendung · Qualifikationskatalog · Neuer Eintrag
Bezeichnung
E-Bus-Einweisung
Gültigkeit
12 Monate ab Nachweisdatum
Vorwarnung
8 Wochen vor Ablauf, automatische Benachrichtigung
Kein neues Feld, kein Update: Der Katalog ist selbst nur Daten. Fachbereich oder Admin pflegen ihn direkt in der Anwendung.
3
Das Ergebnis: Matrix, Ampeln und Fristenlauf greifen sofort
| Mitarbeiter |
E-Bus-Einweisung |
Status |
| Braun, S. | gültig bis 14.05.2027 | gültig |
| Fischer, D. | gültig bis 02.09.2026 | bald fällig |
| Koch, S. | kein Nachweis | offen |
Die neue Art erscheint in Matrix, Mitarbeiterprofil und Dashboard. Vorwarnungen laufen automatisch, ganz ohne weitere Einrichtung.
Funktionsübersicht Qualifikationsmanagement
| Bereich | Leistungsumfang in UDM |
|---|
| Qualifikationsüberblick | Zentrale Matrix mit rollenbasiertem Zugriff |
| Fristenmanagement | Automatische Vorwarnung und Benachrichtigung |
| Nachweisdokumente | Verknüpft mit Qualifikation, versioniert, durchsuchbar |
| Regelwerk-Zuordnung | 21 ÖPNV-Qualifikationsarten mit Rechtsgrundlage |
| Audit / Prüfung | Berichte abrufbar, vollständiges Änderungsprotokoll |
| Soll/Ist-Analyse | Funktion → erforderliche Qualifikationen → Lücken |
| E-Mobilität / HV-Qualif. | Stufe 1–3 im Katalog, mit Ablauffristen |
| Mehrbenutzerzugriff | Konfigurierbare Rollen: Personal, Teamleiter, Disponent, Katalog |
Eine Plattform, viele Anwendungsfälle
In einem typischen Verkehrsunternehmen werden operative Daten an vielen Stellen gepflegt: in Personalakten, Excel-Listen, auf Netzlaufwerken und in spezialisierten Fachsystemen. UDM führt diese Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen. Bestehende Systeme werden angebunden. Kleinere oder veraltete Nischenlösungen kann UDM bei Bedarf auch vollständig ablösen.
Das Qualifikationsmanagement ist dabei ein Baustein. Qualifikationen, Fristen und Nachweise werden Teil der Plattform und stehen jedem weiteren Modul zur Verfügung. Zwei Beispiele: Die Einsatzplanung prüft bei der Dienstzuweisung automatisch die Qualifikationen, das Schulungsmanagement schreibt Nachweise direkt in die Akte — verbunden per Konfiguration, ohne neue Schnittstelle.
Personal und Qualifikation
Schulungsmanagement, arbeitsmedizinische Vorsorge, betriebliche Unterweisungen
Fahrzeuge und Technik
Fahrzeugstammdaten, Prüffristen, Werkstattaufträge, E-Mobilität
Betrieb und Leistung
Subunternehmer-Management, Leistungserfassung, Vertragssteuerung
Compliance und Nachweise
Änderungsprotokoll, Dokumentenmanagement, Fristensteuerung, DSGVO-konforme Datenhaltung
UDM wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Bereiche konfigurieren Sie selbst oder gemeinsam mit uns.
Hinweis zu Datenquellen: Bestimmte Auswertungen und Kennzahlen setzen voraus, dass die zugrundeliegenden Daten in UDM vorliegen. Dies kann durch direkte Erfassung in UDM, durch Anbindung an bestehende Systeme (z.B. Leitstelle, ERP, ITCS) oder durch regelmäßigen Datenimport erfolgen. Die passenden Anbindungen stimmen wir mit Ihnen ab.
Hinweis zu den Ansichten: Alle gezeigten Ansichten stammen aus einer Test-Instanz mit anonymisierten Echt- sowie angereicherten Beispieldaten. Darstellung, Felder und Auswertungen können individuell angepasst und erweitert werden.